Das Paperport 12 ist eigentlich dazu gedacht, Papierdokumente auf dem PC zu verwalten. Mit dem Programm kann man aus seinem Zettelchaos eine durchaus funktionsfähige und übersichtliche Ablage hinbekommen. Es ist nicht ganz billig, aber gut.
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Das leidige Thema Aktenablage
Allerdings nimmt die Aktenablage der virtuellen Art schon einiges an Ressourcen auf dem heimischen PC in Anspruch. Der übersichtliche, zweigeteilte Bildschirm mit der Ribbon-Oberfläche ermöglicht ein angenehmes Arbeiten. Die Anwendung dürfte sich jedoch bei Anfängern ein wenig schwierig gestalten, denn wenn man das Programm auch mit allen seinen Möglichkeiten und Tools nutzen möchte, ist praxisnahe Kenntnis nicht nur hilfreich, sondern in der Regel fast schon Voraussetzung.
Grundsätzlich ist die Software jedoch praktisch und benutzerfreundlich gehalten, selbst ältere vorhandene Zubehörteile Scanner werden in der Regel problemlos integriert. Ohne großen Aufwand kann man mit solchen Geräten Daten einscannen, Dateien erzeugen und versenden. Wie auf meinem eigenen Schreibtisch kann man sogar Dokumente stapeln. Die eingebaute Suchmaschine „All-in-One-Search“ ist eine sehr gute Hilfe, da werden Verzeichnisbäume für Stichwortsuchen und Volltextsuchen indiziert, die begeistern. Unerfreulich war die Tatsache, dass sich die Erfassung der Daten relativ zeitaufwendig gestaltete.
Die Suche nach Dokumenten geht sehr schnell, Suchbegriffe lassen sich logisch miteinander verknüpfen, um die Trefferlisten nicht zu sehr ausufern zu lassen. Auch die übrigen Anwendungsmöglichkeiten waren durchaus in der Lage, Freude an der Arbeit aufkommen zu lassen.
Es ist ein Fehler, Dokumentenverwaltung als unwichtig zu betrachten
Eigentlich ist es in fast jedem Unternehmen das gleiche Problem. Die Ablage ist von großer Bedeutung und gehört gleichzeitig zu den Aufgaben, die als einigermaßen unwichtig betrachtet werden. Überall und in jedem Betrieb sind Informationen schriftlicher Art zu verwalten. Über Dokumentenmanagement haben sich ganze Heerscharen von Verantwortlichen graue Haare wachsen lassen. Alle eingehenden Informationen in einem Unternehmen müssen selektiert, gesichtet, zugeordnet, ausgewertet, vernichtet oder verwahrt werden. Es ist die einzige Möglichkeit, die jeden Tag aufs Neue über uns hereinbrechende Papierflut zumindest halbwegs unter Kontrolle zu halten. Untersuchungen haben darüber hinaus ergeben, dass die mangelhafte Ablage einer der größten Zeitfresser in den Büros ist. Nicht rechtzeitig oder, noch schlimmer, gar nicht mehr auffindbare Dokumente, können hohen Schaden anrichten, Kosten verursachen, Aufträge platzen lassen und zu einem negativen Image führen. Daher kann man der richtigen Auswahl einer Software zur Dokumentenverwaltung gar nicht genug Aufmerksamkeit zuteilwerden lassen.